在2008年以來的國際金融危機中，文件外包服務這個以前在外包服務中并不起眼的市場現在卻分外搶眼：在辦公設備采購額下滑的趨勢下，文件外包服務卻一路走強。Gartner研究顯示，全球文件外包服務今年仍然會呈兩位數增長。

企業的日常文件如報銷單據、財務報表或是一些宣傳單等的處理，在企業管理中都不屬于核心業務，很少受到關注。大多數企業都把這些文件與企業水電費單據等一起處理，更是掩蓋了其中巨大的成本空間。有數據顯示，企業在文件處理方面的成本約占企業收入的3%左右，與企業IT開銷所占的成本比例基本旗鼓相當。

隨著技術的不斷發展，辦公領域和人們的工作習慣也發生了巨大改變。人們用電子郵件替代了普通信件，用iPad、Kindle或漢王電子書代替了紙質書的閱讀，甚至現在的數碼復合機可以直接將紙質文件轉化成電子數據傳到指定的電子郵箱。文件管理業務在這種市場轉型時期開始發揮它的增長潛力，并上升到業務流程外包的管理層面。

前不久，寶潔公司與富士施樂（中國）有限公司簽訂的一份外包合同令人矚目。這份為期5年的文印外包服務協議給業界展示了一種外包服務的新模式——寶潔將自己購買、使用、管理打印機、復印機的模式，轉為采用富士施樂的文件管理服務整體解決方案，通過富士施樂的IT管理平臺實時監測、管理寶潔的所有辦公設備。比如在富士施樂位于上海監控中心的工作人員可以清楚地了解寶潔廣州辦公樓里各個樓層每臺打印機或復印機的使用情況。當企業打印過程中出現卡紙或是無墨問題，系統中的預警功能會自動通知當地的服務人員去處理。富士施樂（中國）有限公司副總裁鄭奇麟說：“我們跟客戶承諾任何問題在4小時內解決，所以客戶根本感覺不到機器出現過問題，他甚至會認為采用外包服務后將原來的舊機器都換成新的了。”采用這種外包服務后，預計寶潔的辦公成本可降低20%～25%，年耗電量將節省30%，年用紙量將節省約20%～30%。

鄭奇麟強調，文件管理外包服務不單純是由以前的產品銷售轉向租賃、根據使用量來收費的模式變化，更重要的是深入企業的業務環節，使文件外包服務成為企業業務流程的一部分，這才是外包服務最大的價值體現。

繁瑣的文件處理工作涉及到企業管理的方方面面，處理得當或是加以創新，將使這個很少受人關注的管理領域產生巨大的價值。如今已成功轉型為文件管理外包服務提供商的富士施樂就是其中的探索者和受益者。

深入客戶流程是文件管理外包服務的關鍵點。針對保險行業大量打印保單的需求，富士施樂開發了打印模板，客戶買保單登記后，各種相關信息會通過系統自動排版打印，隨后進入分發配送流程。針對某些汽車企業為顧客定制個性化使用手冊的需求，富士施樂收到他們的用戶數據后，就可制作印有“感謝某某先生購買了某型號汽車”的個性化手冊，然后和保修卡、光盤等零散材料一起打包提供給客戶。避免了以前手冊還沒用完，產品就已更新換代的浪費情況。通過提供一站式的文件管理外包服務，外包服務商可直接參與到企業的業務流程當中。

金融危機使企業更加迫切需要節省成本、提升效率，這為文件管理外包服務提供了迅速增長的市場空間，“企業可以把這些瑣碎的文件處理的事情都外包出來，而自己專注于核心業務的增長。”鄭奇麟說。在這一細分領域的不斷深入探索，使外包服務在富士施樂的業務比例一直在增長。尤其是去年在美國收購了一家做外包服務的ATI公司后，外包服務所占業務比例已由原來的33%上升到超過50%，他們在服務方案中不僅提供自己的設備，還幫助客戶代管原有的其他品牌的設備，提供整合的解決方案。

與國際市場上文件外包業務的火爆相比，中國市場還處在新興發展階段。有調查結果顯示，90%的CIO或CFO并不清楚公司在文件方面的具體花費，打印、復印等文件處理以及相關辦公設備的消耗已成為企業成本中的隱形殺手。

但現在也有越來越多的中國企業開始接受業務流程外包的管理理念。一項針對CIO人群的調查結果表明，在近100份問卷中有85%的企業對于文件外包服務表示感興趣，39%的企業表示現在就愿意接受這種服務。中國人壽、平安保險、中國移動等都已經采用了這種先進的文件管理外包模式。“很多客戶表示不想再采購打印機、數碼復合機等辦公設備了，而改為租賃的方式，如果能有帶來附加價值的文件管理服務最好。”鄭奇麟說。按照富士施樂5年來在中國發展此類業務的經驗，在使用文件管理外包服務上，1000名員工的企業規模通常是一個臨界點，規模越大的企業在文件處理上的成本降低空間越大。