世博園里的美國國家館，就駐館工作團隊規模而言，是除中國國家館之外擁有工作人員總數最多的國家館之一，總人數多達300人。這個龐大的團隊分為館內工作人員和館外工作人員，館內工作人員分布在運營管理部、財務部、禮賓部、傳訊部、IT部、贊助商關系部、安保部、物流后勤部、娛樂演出部、餐飲部等工作團隊中；館外工作人員包括美國國務院特別工作組、美國駐滬領事館世博工作組等。作為基礎設施部分的IT部門，負責為每天所有團隊乃至團隊中每個個體進行流暢工作、實現交流分享提供技術保證。

由于籌備時間短，訪問量大，美國館的管理工作在最初時常面臨著這樣的尷尬：負責重要接待任務的貴賓組因為要同時協調其它三四個不同的工作組，稍有溝通不充分的情況，就出現某國家的總統級官員跟某公司的CEO同時撞在VIP通道里。美國國家館總裁，首席執行官馬文濤（Martin Alintuck）告訴ITValue記者：“隨著美國國家館工作團隊的快速發展，團隊各個部門都發展有序，但缺乏一個集中的系統進行團隊內的信息共享。”

為了更好地協調眾多的工作人員工作，美國館IT團隊在微軟全球技術支持中心的幫助下實施了新的管理工具，這套SharePoint2010軟件幫助工作人員全面了角世博會的大型活動安排、美國館的活動安排等日常信息，并通過全球范圍的可定制的日歷系統支持工作人員之間的信息實時共享。馬文濤說：“只需看一下日歷系統，我們就能清楚地知道在世博園區內任意一天將會舉行的活動、我們VIP通道的情況、舞臺表演情況和內部會議安排等。”

日歷規劃功能可幫助美國館實現有序管理。美國館世博期間有1,000余場活動，每個月約有3,000位來訪VIP，且大多時間分布得比較集中，對日程的有序管理提出了緊迫的要求。

以美國館總代表大使的日歷為例，它可以將總代表所在管理層級所需要關心、了解或出席的演出活動盡收眼底，并幫助總代表大使辦公室根據其個人日程確定是否出席。

另外，實現權限層級設置，實現各取所需也是至關重要的內容。數據匯總工具能使各個團隊的數據得到集中，向管理層展現更完整的工作圖景，管理者可以立即了解到各部門的工作情況以及當前需要完成的任務，使得工作匯報更加直觀、有說服力。而為訪問者設定權限，使得向不同權限者呈現不同內容的同時，也保護了一些不宜公開的信息。

微軟全球技術支持中心亞太區總經理柯文達近兩年關注和應用的Web2.0溝通協作方式，也在美國館的管理中得以應用。美國館擁有一批數量可觀的學生大使，他們來自美國各大高校，很多彼此并不認識，更因為輪班工作制而很難聚集在一起發布信息。但只要有一個登錄賬號，他們就能通過瀏覽器接受“網上告示欄”中的相關信息，并能通過圖片庫提取自己與貴賓的合影，省卻了工作人員將照片逐一發給學生的極大的工作量。“我們現在也在嘗試在線的自助解決方式，通過利用社區網絡平臺，在國外比如Facebook、Twitter, 在中國比如人人、開心網、新浪微博來跟客戶進行訊息交流。”柯文達說，相對于1.0完全由用戶驅動服務來說，2.0的服務便意味著利用更多的信息互動和知識傳遞，解決問題、分享經驗。他認為這是一類不容被忽視的服務平臺。

在美國館的管理中應用的理念只是一小部分，柯文達在過去幾年對于Web2.0的關注中，也開始對自己管理的微博全球技術中心進行升級，將Web2.0工具和理念應用到商業環境中。如今，微軟的CSS已經在各大博客、社區、SNS網站、IM工具設立頁面或添加虛擬客服機器人，既包括Facebook、Twitter這樣的國際巨頭，也不乏人人網等這樣的本地化平臺。在柯文達看來，這些Web2.0的平臺正是與用戶有效互動，實現CSS部門服務升級的最佳媒介。憑借在2.0平臺上的虛擬機器人，CSS部門可以直接將問題用戶引入微軟的官方平臺，使其獲得最佳解決方案和更好的服務體驗。同時收集微軟的各類即時信息，歸納、總結用戶需求，調查技術的成熟度，按照標準化流程傳遞至微軟的產品、研發等其他部門，可以大大加快產品和業務流程的優化。