世博園里的美國國家館，就駐館工作團隊規(guī)模而言，是除中國國家館之外擁有工作人員總數(shù)最多的國家館之一，總?cè)藬?shù)多達300人。這個龐大的團隊分為館內(nèi)工作人員和館外工作人員，館內(nèi)工作人員分布在運營管理部、財務(wù)部、禮賓部、傳訊部、IT部、贊助商關(guān)系部、安保部、物流后勤部、娛樂演出部、餐飲部等工作團隊中；館外工作人員包括美國國務(wù)院特別工作組、美國駐滬領(lǐng)事館世博工作組等。作為基礎(chǔ)設(shè)施部分的IT部門，負責為每天所有團隊乃至團隊中每個個體進行流暢工作、實現(xiàn)交流分享提供技術(shù)保證。

由于籌備時間短，訪問量大，美國館的管理工作在最初時常面臨著這樣的尷尬：負責重要接待任務(wù)的貴賓組因為要同時協(xié)調(diào)其它三四個不同的工作組，稍有溝通不充分的情況，就出現(xiàn)某國家的總統(tǒng)級官員跟某公司的CEO同時撞在VIP通道里。美國國家館總裁，首席執(zhí)行官馬文濤（Martin Alintuck）告訴ITValue記者：“隨著美國國家館工作團隊的快速發(fā)展，團隊各個部門都發(fā)展有序，但缺乏一個集中的系統(tǒng)進行團隊內(nèi)的信息共享?！?br />
為了更好地協(xié)調(diào)眾多的工作人員工作，美國館IT團隊在微軟全球技術(shù)支持中心的幫助下實施了新的管理工具，這套SharePoint2010軟件幫助工作人員全面了角世博會的大型活動安排、美國館的活動安排等日常信息，并通過全球范圍的可定制的日歷系統(tǒng)支持工作人員之間的信息實時共享。馬文濤說：“只需看一下日歷系統(tǒng)，我們就能清楚地知道在世博園區(qū)內(nèi)任意一天將會舉行的活動、我們VIP通道的情況、舞臺表演情況和內(nèi)部會議安排等?！?br />
日歷規(guī)劃功能可幫助美國館實現(xiàn)有序管理。美國館世博期間有1,000余場活動，每個月約有3,000位來訪VIP，且大多時間分布得比較集中，對日程的有序管理提出了緊迫的要求。

以美國館總代表大使的日歷為例，它可以將總代表所在管理層級所需要關(guān)心、了解或出席的演出活動盡收眼底，并幫助總代表大使辦公室根據(jù)其個人日程確定是否出席。

另外，實現(xiàn)權(quán)限層級設(shè)置，實現(xiàn)各取所需也是至關(guān)重要的內(nèi)容。數(shù)據(jù)匯總工具能使各個團隊的數(shù)據(jù)得到集中，向管理層展現(xiàn)更完整的工作圖景，管理者可以立即了解到各部門的工作情況以及當前需要完成的任務(wù)，使得工作匯報更加直觀、有說服力。而為訪問者設(shè)定權(quán)限，使得向不同權(quán)限者呈現(xiàn)不同內(nèi)容的同時，也保護了一些不宜公開的信息。

微軟全球技術(shù)支持中心亞太區(qū)總經(jīng)理柯文達近兩年關(guān)注和應(yīng)用的Web2.0溝通協(xié)作方式，也在美國館的管理中得以應(yīng)用。美國館擁有一批數(shù)量可觀的學(xué)生大使，他們來自美國各大高校，很多彼此并不認識，更因為輪班工作制而很難聚集在一起發(fā)布信息。但只要有一個登錄賬號，他們就能通過瀏覽器接受“網(wǎng)上告示欄”中的相關(guān)信息，并能通過圖片庫提取自己與貴賓的合影，省卻了工作人員將照片逐一發(fā)給學(xué)生的極大的工作量?！拔覀儸F(xiàn)在也在嘗試在線的自助解決方式，通過利用社區(qū)網(wǎng)絡(luò)平臺，在國外比如Facebook、Twitter, 在中國比如人人、開心網(wǎng)、新浪微博來跟客戶進行訊息交流?！笨挛倪_說，相對于1.0完全由用戶驅(qū)動服務(wù)來說，2.0的服務(wù)便意味著利用更多的信息互動和知識傳遞，解決問題、分享經(jīng)驗。他認為這是一類不容被忽視的服務(wù)平臺。

在美國館的管理中應(yīng)用的理念只是一小部分，柯文達在過去幾年對于Web2.0的關(guān)注中，也開始對自己管理的微博全球技術(shù)中心進行升級，將Web2.0工具和理念應(yīng)用到商業(yè)環(huán)境中。如今，微軟的CSS已經(jīng)在各大博客、社區(qū)、SNS網(wǎng)站、IM工具設(shè)立頁面或添加虛擬客服機器人，既包括Facebook、Twitter這樣的國際巨頭，也不乏人人網(wǎng)等這樣的本地化平臺。在柯文達看來，這些Web2.0的平臺正是與用戶有效互動，實現(xiàn)CSS部門服務(wù)升級的最佳媒介。憑借在2.0平臺上的虛擬機器人，CSS部門可以直接將問題用戶引入微軟的官方平臺，使其獲得最佳解決方案和更好的服務(wù)體驗。同時收集微軟的各類即時信息，歸納、總結(jié)用戶需求，調(diào)查技術(shù)的成熟度，按照標準化流程傳遞至微軟的產(chǎn)品、研發(fā)等其他部門，可以大大加快產(chǎn)品和業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。