用過電子郵件的朋友大多碰到過這樣的情況：收到的某些郵件在簽名檔的位置會附上幾行免責聲明，大多以英文書寫，這種免責聲明在跨國公司的郵件交流中更為常見，似乎已成為其郵件標準格式的一部分。

對于這種已習以為常的郵件格式，青島怡之航物流有限公司亞洲IT經理孫亮有一日提出疑惑：電子郵件簽名中的免責聲明有用嗎？如果從中國公司發出的郵件，使用國外總公司的電子郵件簽名的免責聲明，是否有法律效應？而國內是否有相關的法律法規支持電子郵件簽名下的免責聲明？

在國外，電子郵件附帶免責聲明的情況極其常見。總部設在紐約的杜威·巴蘭坦律師事務所(Dewey Ballantine)發現，英國最大的20家律師事務所的電子郵件簽名內容各不相同，長度從40個字以下到300多字不等。英國一家領先的律師事務所的免責聲明過于冗長，因此不得不用附件形式發送。杜威·巴蘭坦律師事務所的美國稅務合伙人兼倫敦辦事處主任弗雷德·甘德(Fred Gander)認為：“免責聲明理應能在法庭上站得住腳。更重要一點是：公司應確保在通訊中遵循最佳實踐，一旦保密信息被分享，就無法從接收者的認識中抹去，哪怕是無意中接收。”

在國內，對于電子郵件的免責聲明已有相關法律對之進行規范。一位在某公司做過法律總監的律師說，合同可以有書面、口頭、傳真和電子郵件等不同的形式，因此員工發送電子郵件，有可能構成合同中的要約和承諾。而實際上，很多公司并沒有授予員工有簽署合同的權利。如果郵件中附上免責聲明，就意味著員工不能用郵件的形式代表公司給予約定或承諾，郵件中約定的承諾只有在簽署真正的合同并蓋上公章的時候才具有法律效力。

為了避免在習以為常的郵件交流中掉以輕心，惹上不必要的麻煩，電子郵件的免責聲明有一些必須注意的寫作技巧。

對敏感性電郵，如財務和人事部門發出的郵件，最好給收件人加機密信頭。在免責聲明中使用收件人姓名和電郵地址合并即可。機密提示應在電郵之首，因為這是收件人最先閱讀的部份。把提示放在信尾意味著收件人先閱讀郵件，然后才發現自己不該閱讀這份郵件，這于事無補。

通常不同的企業都會根據自己的情況撰寫不同的免責聲明，在公司內部，各個部門也有必要根據自己的需要使用不同的免責聲明。比如，銷售部門需要注明所有報價只在30天內有效，公司的付款條件適合所有訂單等注意事項。如果是秘書部，可能要注明發件人只是為經理發信，經理必須確認任何協議 (最好報上經理大名，和用合并字段輸入名字)。而財務人事部門的郵件多有機密性質，因此需要在免責聲明中強調機密性。

在內部郵件加免責聲明同樣重要，因為許多官司都是因為攻擊性郵件的內部傳播而起。內部免則聲明應與外有別，因為針對的問題不同。例如，內部郵件在病毒和合同問題上關系不太大，但是機密性和員工法律責任是免責聲明需要重點強調的。公司內部各部門可以創建一份通用免責聲明，附于每個內部郵件，也可以根據用戶/部門創建。比如，幫助服務臺的免責聲明和人事部的免責聲明就會大相徑庭。

根據工作性質不同，公司也可以要求員工使用個人免責聲明。某些用戶，如主任和管理員等，可能聲明他們的意見只代表本人，而不代表公司。除此之外，經常發送附件的用戶需有電郵傳播病毒的警告。
最后，可以根據電子郵件的敏感程度，選擇把免責聲明置前或置后。敏感性電郵聲明最好置前，普通電郵最好置后。如果需要簽名，最好是置于最新的正文之后。

來自ITValue社區的建議：
當公司內部已經對信息進行了分級和控制措施納入信息安全體系時，電子郵件的法律效應對外應該也是有效的。
──陳其偉 獨立CIO

電子郵件的簽名以及免責聲明的文字最好不要太多，以免“副業”超過“主業”。
──Daniel Huang 熙可國際貿易有限公司IT總監

算上“免責聲明”，有的電子郵件下面附加的內容竟有近十行之多,還加上諸如“為了環境保護，請在打印之前考慮一下是否絕對必要”等內容。這可能也是“病毒營銷(Viral Marketing)”的一種手段，對外部人是需要的，但對內部人似乎就可以免了。
── 杜建成 江蘇道吉面料有限公司(西班牙獨資)IT經理