招商地產（“招商局地產控股股份有限公司”）最近想將圖紙、方案效果圖、廣告宣傳材料、會議資料、請示報告等電子文件資料集中存儲。因為所涉及到的文件數量巨大，信息技術部總經理徐國強決定循序漸進，逐步向集中化過渡。他正在尋求可供借鑒的實踐和管理經驗。

檔案管理or內容管理
如果把徐總的這個問題看做是檔案管理的話，中信銀行股份有限公司總行營業部信息技術部開發處副經理李源認為：“對于檔案管理，軟硬件技術是基礎，而流程是核心。”他具體解釋道，“與分散管理相比，集中管理能給企業帶來的價值，在表面上體現在管理方式的轉變，而實質上則是流程方面的優化。”

而在延鋒工貿實業有限公司信息公司總經理李德清看來，徐總的問題屬于內容管理(CMS)的范疇，一些OA系統或者Portal自帶的文檔庫、圖片庫、知識庫(Wiki)等都可以滿足內容管理的需求。“我們就用ＯＡ進行（類似的）管理。”雅戈爾集團股份有限公司集團副總顧躍君如是說。

集中存儲
對于徐國強把文件資料做集中式存儲管理的想法，長天科技集團戰略咨詢部政府行業首席專家謝力民認為，文件資料集中存儲實際上是一件信息資源管理的工作，這既是一個信息化項目，更是對業務的一種改進。

要做資料集中存儲管理，謝力民認為最重要的是弄清楚業務需求和應用模式。他建議首先要把資料文件的產生過程和使用過程都梳理清楚，并以表格的形式列出來，形成一份信息資源目錄。在這個梳理過程中，要明確集中式管理與分布式管理對企業業務的不同影響究竟是哪些，并考慮采取相應的業務規則和制度。這樣一來，就會營造出一種有利于集中式管理的工作氛圍。

在梳理完業務之后，要把企業對集中式文件資料管理的明確需求列成清單，然后再確定應用模式。要明確如何保證文件資料被方便調用，以什么模式提供文件存取服務，究竟是采用單獨的存儲管理系統，還是在相關業務系統中開設接口，等等。

“磨刀不誤砍柴工。”真維斯CIO錢志航強調，做文件資料的集中式存儲管理，只有在細化并確認關鍵性內容后, 才能形成經濟、合理的解決方案。這些關鍵性內容主要包括:

1﹑集中存儲后, 用戶希望的應用方式是什么?

2﹑應用單位的網絡結構及安全措施是什么? 應用層的系統部署模式是什么?

3﹑資料類別及各類別資料生命周期的界定標準時什么? 各生命周期階段, 對資料的存儲﹑應用等如何定義?

4﹑應用單位現有設備及應用系統組成如何?

5﹑應用單位對數據的應用習慣是什么?
6﹑應用單位IT部門(組織)的制度﹑流程﹑人員結構是什么?

在錢志航看來，雖然集中存儲的方式有很多, 但與應用﹑安全﹑現有基礎及可持續支持等因素綜合考慮后，要拿出來的方案就不單是解決“存儲”問題了。集中存儲實際上是改變了基礎結構,并會對基礎之上的一系列支持帶來影響。因此, 錢志航認為只談“存儲”并不能解決根本性的應用問題, 反而會出現實施混亂。若要真正制定出一個好的方案, 可考慮組成一個方案小組集中處理。

經驗與方案
對于文件資料的集中式存儲管理，究竟有哪些解決方案可以借鑒，剛剛做完類似事情的廣東威創視訊科技股份有限公司信息管理部總經理李少華認為,問題主要集中反映在分類集中管理的可操作性方面，即分類容易，但可操作性難。李少華總結出來的經驗有：

1、 建立新的分類（有條件可以用知識管理系統），規定日期切換；

2、 對于過去的文檔，計劃由相關部門進行過濾分類，并上傳到新的系統；

3、 關注可操作性。

而根據海皮士（北京）網絡技術有限公司高級軟件工程師熊義強的經驗，實施集中存儲管理主要分三部分：

1、 文件存儲系統，可選擇hadoop；

2、 文件檢索系統，對文件進行分類，建索引，實現靈活的查詢搜索功能；

3、 文件顯示系統，對各種文件提供統一的顯示Portal，支持各種格式的顯示，如圖片、PDF、視頻等。

具體到實施，李源列出了一些細節內容，如：集中管理后有哪些人要用，如何設定用戶權限，如何入庫歸檔，如何借閱，如何備份，電子文件和實物是否需要對應，是否需要建立歷史庫；如果需要掃描紙制文檔的話，如何定義存儲格式，如何配置掃描儀，是否需要加密，是否需要內容管理平臺等。京信通信系統（中國）有限公司副總監彭志喚還特別提醒，紙質文檔電子化后缺乏法律依據。

對于實施方案和產品，盛道管理與技術咨詢公司總經理周華勝介紹說，Documentum+Oracle的效果不錯。而法國電信北京研發中心首席運營官李亢也提醒到，Documentum對任何公司來說都會是一個價格不菲的系統。上海國際貨運航空有限公司信息技術部經理蔣斌出于對Documentary的了解，認為是不錯的產品，并且還有基于XML數據庫的文檔管理系統。

青島怡之航物流有限公司亞洲IT經理孫亮介紹說自己公司用的是SharePoint，其優點是Windows權限的集中管理，對多分支機構的部署和管理相對簡單。在李亢看來，SharePoint可以比較容易地解決辦公文檔的集中管理，而對于圖紙和方案效果圖的管理則需要看具體要求，比如文件格式、查閱方式等等。現在越來越多的用戶期望以更直觀、交互的方式來查看圖紙，而不是單純的圖片掃描，所以需要考慮針對不同的需求來選擇不同的專業解決方案。