華盛頓特區(qū)經(jīng)濟(jì)趨勢(shì)基金會(huì)主席杰里米·里夫金在他的新書(shū)《零成本社會(huì)》中談到，隨著生產(chǎn)生活的數(shù)字化和自動(dòng)化，未來(lái)將出現(xiàn)由通信、能源和運(yùn)輸三大網(wǎng)絡(luò)相互融合形成的“超級(jí)物聯(lián)網(wǎng)”，億萬(wàn)消費(fèi)者在網(wǎng)上制作和分享音樂(lè)、視頻、新聞和信息；年輕人通過(guò)社交媒體、租賃商和合作社分享汽車、住房和服裝，積極參與大規(guī)模開(kāi)放式網(wǎng)絡(luò)課程；創(chuàng)業(yè)者利用眾籌模式進(jìn)行融資……“協(xié)同共享”將成為一種重要的經(jīng)濟(jì)模式。
這個(gè)觀點(diǎn)與致遠(yuǎn)軟件董事長(zhǎng)徐石不謀而合，徐石認(rèn)為，隨著商業(yè)環(huán)境變化，組織管理的重心從以往的“資金管理”，發(fā)展到“業(yè)務(wù)管理”，協(xié)同管理將“以人為中心”’；組織架構(gòu)從過(guò)去的“科層制”到“扁平化”，再到“去中心化”；組織管理的驅(qū)動(dòng)力從過(guò)去的“權(quán)利驅(qū)動(dòng)”到“流程驅(qū)動(dòng)”，再到目前的“自主驅(qū)動(dòng)”。
“這意味著，過(guò)去一切由CEO說(shuō)了算的決策管理機(jī)制，將會(huì)發(fā)生重大變化，來(lái)自基員工的一個(gè)小小的需求建議，甚至可能對(duì)企業(yè)未來(lái)戰(zhàn)略產(chǎn)生重大影響。”致遠(yuǎn)軟件副總裁、致遠(yuǎn)協(xié)同研究院院長(zhǎng)劉古權(quán)表示，“未來(lái)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)將是一個(gè)相互連接的環(huán)形，組織工作將以滿足客戶的需求為真正目的。”
2013年11月至2014年9月，由劉古權(quán)負(fù)責(zé)的致遠(yuǎn)協(xié)同研究院調(diào)研了物料和非物料行業(yè)，共計(jì)415家客戶企業(yè)，采集了2013年致遠(yuǎn)V5“協(xié)同駕駛艙” 績(jī)效分析模塊全年的數(shù)據(jù)（其中有效數(shù)據(jù)273個(gè)），通過(guò)定量與定性的方法對(duì)“組織效率與協(xié)同行為”進(jìn)行實(shí)證研究。研究結(jié)果也顯示，環(huán)形組織中的協(xié)同行為是提升企業(yè)組織效率和提升企業(yè)管理水平的關(guān)鍵因素。另外，移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代，移動(dòng)辦公時(shí)間占比越高，組織效率越高；制度化管理流程越多，組織效率越高。
協(xié)同管理模式已經(jīng)在國(guó)內(nèi)企業(yè)組織管理中初見(jiàn)端倪。10月31日，歷時(shí)3個(gè)月、由致遠(yuǎn)軟件主辦的“第四屆協(xié)同應(yīng)用大賽”最后一輪PK在云南騰沖舉辦。經(jīng)過(guò)層層選拔，最終包括探路者、工信部電信研究院、億利資源、天津海事局、景旺電子、陜西宏遠(yuǎn)的6家企業(yè)斬獲致遠(yuǎn)“協(xié)同應(yīng)用”大獎(jiǎng)。據(jù)悉，此次大賽自今年八月開(kāi)賽以來(lái)，覆蓋全國(guó)超過(guò)35個(gè)省市、200多個(gè)城市，超過(guò)4000家企業(yè)參與，超過(guò)10000家企業(yè)協(xié)同升級(jí)應(yīng)用。景旺電子集團(tuán)是國(guó)內(nèi)前十大電子線路板企業(yè)之一，是一家典型的制造企業(yè)。
景旺電子信息部經(jīng)理朱杰成介紹，隨著集團(tuán)規(guī)模的擴(kuò)大，該集團(tuán)分別部署了ERP、HR、簡(jiǎn)單的OA等系統(tǒng)。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，公司總部與下屬子公司、總部各部門之間溝通經(jīng)常使用傳真、口頭傳達(dá)，溝通效率低，溝通效果差，經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。具體的管理流程不可控，比如集團(tuán)發(fā)布的信息，不能及時(shí)傳達(dá)，也不知道下屬子公司是否有執(zhí)行；采購(gòu)部填寫一個(gè)采購(gòu)審批單、付款審批單等，基本不知道現(xiàn)在審批到哪個(gè)節(jié)點(diǎn)，只能電話催、樓上樓下跑；市場(chǎng)部的訂單給出去之后，不知道具體生產(chǎn)到哪個(gè)環(huán)節(jié)、是否出現(xiàn)異常情況等影響工期，只能是天天電話、郵件催，沒(méi)有詳細(xì)的過(guò)程記錄，出了問(wèn)題也找不到責(zé)任人；集團(tuán)及7個(gè)下屬工廠的員工請(qǐng)假、出差、調(diào)班需根據(jù)時(shí)間長(zhǎng)短、申請(qǐng)人需要走不同的審批流程，紙質(zhì)流程走完后還需要8個(gè)考勤文員錄入到HR系統(tǒng)，耗費(fèi)大量的人力，也無(wú)法保證效率和準(zhǔn)確性。當(dāng)某些部門領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)，大量需要審批的文件往往無(wú)法審批，出差回來(lái)則有大量待審批文件開(kāi)始排“長(zhǎng)龍”。
以上種種內(nèi)部管理問(wèn)題，迫使景旺電子引入了致遠(yuǎn)A8協(xié)同管理平臺(tái)。該平臺(tái)在“以人為中心的組織管理、以事件為驅(qū)動(dòng)的業(yè)務(wù)管理”協(xié)同管理理念下，能夠從目標(biāo)管理、團(tuán)隊(duì)構(gòu)建、流程管控、知識(shí)管理、業(yè)務(wù)生成、溝通協(xié)作、文化建設(shè)、信息整合九個(gè)方面實(shí)現(xiàn)企業(yè)的協(xié)同管理。其中，“業(yè)務(wù)生成器”是一個(gè)重要的協(xié)同業(yè)務(wù)引擎，企業(yè)可以利用此業(yè)務(wù)引擎創(chuàng)建業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)和管理的流程、模塊和子系統(tǒng)的活動(dòng)，就像搭積木一樣，靈活建立業(yè)務(wù)流程，并且業(yè)務(wù)流程的每個(gè)節(jié)點(diǎn)都以“可視化”方式進(jìn)行展現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程清晰可控，也避免了“一管就死、一放就亂”的管理難題。
比如，企業(yè)經(jīng)常需要召開(kāi)內(nèi)部會(huì)議。過(guò)去，一個(gè)會(huì)議從召集到結(jié)束，可能什么都沒(méi)有留下，或者僅留下一份會(huì)議簡(jiǎn)要。如今，當(dāng)某個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)需要召開(kāi)會(huì)議時(shí)，首先需要在A8平臺(tái)上創(chuàng)建一個(gè)“開(kāi)會(huì)”的業(yè)務(wù)申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)的會(huì)議召集表單，會(huì)議召集者選擇需要參加會(huì)議的人員，填寫會(huì)議討論的主題；具體的開(kāi)會(huì)過(guò)程可以通過(guò)視頻、錄音、文字記錄等方式保存在系統(tǒng)中；與此同時(shí)，一個(gè)開(kāi)會(huì)的業(yè)務(wù)流程圖以可視化方式在系統(tǒng)中自動(dòng)形成（會(huì)議召集——開(kāi)會(huì)——會(huì)議結(jié)果），參會(huì)人員或相關(guān)部門能夠點(diǎn)擊此圖隨時(shí)查詢此次會(huì)議的每個(gè)過(guò)程，從而實(shí)現(xiàn)管理流程的可控；與此同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)記錄此次會(huì)議召集人與參會(huì)人員的協(xié)同情況，即會(huì)議召集人與每位參會(huì)者產(chǎn)生一次協(xié)同，并把此次協(xié)同作為每個(gè)參會(huì)人的績(jī)效考核指標(biāo)之一。
由于A8協(xié)同平臺(tái)能夠清晰地展現(xiàn)每位員工與其他人之間的協(xié)同情況，包括協(xié)同次數(shù)、協(xié)同的內(nèi)容、協(xié)同的過(guò)程以及協(xié)同結(jié)果，從而便于員工的績(jī)效考核。不同于以往績(jī)效考核只注重工作量的統(tǒng)計(jì)和匯總，協(xié)同管理平臺(tái)能夠清晰展現(xiàn)每位員工每項(xiàng)工作的工作流程，以及公司每項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理過(guò)程，從而幫助企業(yè)進(jìn)行管理過(guò)程的改進(jìn)和提升，提升每位員工的工作技能，進(jìn)而提升整個(gè)組織的管理效率。
如今，借助A8，景旺電子的內(nèi)部辦公流程與HR、ERP實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，公司的資料文檔、體系文件、信息發(fā)布全部通過(guò)協(xié)同管理門戶進(jìn)行展現(xiàn)，公司紙張、打印成本較之前減少40%，逐漸邁入無(wú)紙化辦公；避免了以往重復(fù)錄入等問(wèn)題，錯(cuò)誤率大幅減少。經(jīng)常出差的領(lǐng)導(dǎo)，可以通過(guò)移動(dòng)端，隨時(shí)隨地處理公司需要審批的事項(xiàng)，并可隨時(shí)查看企業(yè)運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)數(shù)據(jù)，辦公效率大幅提高。對(duì)于有些緊急的事情，通過(guò)系統(tǒng)提醒，推送催辦信息到相關(guān)負(fù)責(zé)人的移動(dòng)客戶端，A8成為中高層領(lǐng)導(dǎo)的“電子秘書(shū)”。 通過(guò)電子化表單+可視化流程，業(yè)務(wù)部門可隨時(shí)了解當(dāng)前流程處理狀況、哪一個(gè)節(jié)點(diǎn)處理延期，整個(gè)公司推諉扯皮的現(xiàn)象減少80%，也公司的規(guī)章制度真正落到實(shí)處。（文/胡敏 ）