作為一家年產值超過10億元的集團型企業IT部負責人，王部長最近想把集團內單個企業級的OA系統轉換成集團級的OA系統。新OA既要囊括原來系統的功能，在操作方式又不能大變。這套系統既要支持領導對企業精細管理和提升員工辦公自動化程度的需求，又與企業內外部電子化的工作環境融為一體。

王部長就如何做系統選型、實施、應用的問題在ITValue社區里征求其它CIO的建議。
需求分析
如何由單個企業級的OA系統升級到集團級OA？兩者有何不同？

亞士漆(上海)公司IT經理茅曉棟認為：單個企業級與集團級的OA系統最大的不同在于權限分級管理。集團下的每一個企業都有自己的人力資源、財務等部門，單個企業的OA流程設計(如入職流程、調崗流程、報銷流程等等)可以只關聯到企業中的各個部門。而在做集團級OA流程設計時，由于針對同一個業務在不同的企業間可能會有不同的流程，所以可以為每個企業設立各自獨立的流程，然后再做企業間流程的關聯——這就像集團托管下屬企業的OA系統應用。茅曉棟建議，OA選型時做工作流的定義最好是以組織結構與崗位為基礎。

在做流程篩選時，廣匯汽車服務股份公司IT副總經理仲強的經驗是，先通過與各個部門的溝通篩選出5到10個常用流程，比如：公章申請、出差申請、費用報銷、資金申請等，作為OA項目的第一期實施。這樣做的目的是為了快速見效，取得大部分用戶的支持。

在時代地產總裁助理周四陽看來，集團級OA應站在集團層面定義出標準化的流程，下屬企業在這個標準下進行個性化的OA設置。這樣做的目的就是將集團標準和模板化的管理在信息系統中固化下來，各下屬企業及企業內的各部門都有一個統一標準?；谶@樣的考慮，周四陽建議OA系統的選型最重要的是要在IT技術層面支持組織架構的靈活設置，以便支持多種流程的流轉方式。

周四陽說，以集團化財務系統為例，3-4級的科目體系和客戶資料等由集團統一制定標準，并負責日常維護下發給各下屬企業；對于5-7級的科目，下屬企業可以自行設置。而在做個性化設置時，南方航空信息中心副總黃文強建議企業自己做OA系統的二次開發。
OA選型
對單個企業級和集團級OA有了清楚的認識后，王部長開始做OA的選型。OA選型必定離不開產品和廠商。在產品方面，王部長重點關注的地方有：

流程引擎的強壯性——流程中各個環節設置的復雜性支持，是否支持復雜流轉等多種流轉方式。

公文的收發處理——特別是在線公文處理的支撐能力，插件是否對用戶使用影響最小，在線修改、痕跡保留，等等。

同外部系統的集成——特別是OA橫跨并支撐多個集團企業中業務系統的時候，這是必須考慮的方面。

王部長現在用的是某品牌的OA產品。在使用中，一旦在線人數超過600多人，系統運行速度就會下降。對OA廠商的考察，王部長有一套自己的策略。

從領先品牌選起——從優秀軟件、領先軟件中的品牌挑選，往往就八九不離十，項目實施失誤率就非常低。

從技術上做判定——隨著OA應用內容的不斷擴展，OA技術也在不斷發展，到目前基本形成了三大主流技術：1.微軟的.net+關系型數據庫（RDB）技術，以其功能強大、易用的OFFICE套件占領了桌面應用；2.SUN的JAVA＋RDB技術，JAVA（J2EE標準）以其開放性、與平臺無關性引領著技術發展方向（注：當組織規模比較大、應用環境比較復雜時采用J2EE技術更為合適，當組織規模相對較小、應用簡單時選擇.net則更為合適）；3.IBM Lotus Domino技術，以電子郵件、協同、非結構文檔處理、安全機制見長，成為OA的重要標準應用與開發平臺。三大主流技術的優缺點明顯，很難選擇其中一種主流技術來完滿解決，通過多年的探索與實踐，基于面向服務的應用（SOA）設計理念，形成以選擇J2EE＋Domino構建OA平臺的整個解決方案，可滿足以知識管理為核心、以實時協作為技術支撐手段，以統一的知識門戶為展現方式的OA建設需求。

從性價比上做確定——OA軟件的銷售價格，應成為用戶選擇產品的重要依據，也是廠商攻占市場的不二手段。但軟件價值不在于價格的“高低貴賤”，在于實用易用、實實在在、恰到好處，“多一分則冗，少一分則缺”，最少投入獲得最大回報。價格體系是企業根據市場和自身實際進行科學分析而制定的戰略，不一定就是低價低質或高價高質，不是功能越多越好結構越復雜越好，只要是符合產品價值、符合用戶需求、市場需求的都實用合理。

從服務質量上做考察——服務其實貫穿產品思想、產品設計、研發、銷售、維護、升級等全過程，沒有至善的服務，就沒有高質量的產品。企業應重點考慮OA供應商能否提供24小時不間斷的遠程維護；能否通過即時通訊工具與用戶交流，一對一提供專業技術支持；有沒有建立戶服務區及時解答用戶問題；服務收費標準如何；能否提供最優的收費服務，甚至終身免費服務——這些都應成為檢驗OA供應商品質的重要標準。
OA實施與應用
對于選型之后的OA系統實施，新丁香集團CIO閆雷把自己總結的三個要點分享給了王部長：
可擴展性——需要和哪些應用系統（現有的和將來的）進行數據交互，要預留數據接口和集成能力。

靈活性——組織架構和流程的變革是長期的、持續的和復雜的，OA系統實施要注意滿足此要求而且要簡便。

易用性——OA系統界面的人性化。

在具體的OA應用過程中，仲強的經驗是將OA系統逐步過渡到門戶系統（Portal），將業務系統不包括的內容通過門戶系統來解決。而上海杰華汽車飾件發展中心信息公司總經理李德清進一步建議，作為前端應用，傳統的辦公自動化系統(OA)演變成了企業門戶(Portal)，通過門戶系統深入到各個業務系統的內部，并組織業務流程。在業務管理領域，隨著信息技術不斷從縱深雙向應用于企業，傳統的ERP系統已經無法覆蓋業務運作的所有流程，取而代之的是多個條線應用的組合，并通過Portal作為統一的訪問入口。而應用基礎則從傳統的數據接口發展為基于SOA構架的應用集成，此外，還應在企業范圍內為應用系統的訪問提供了統一的單點登錄認證機制(SSO)。