作為一家年產(chǎn)值超過10億元的集團(tuán)型企業(yè)IT部負(fù)責(zé)人，王部長最近想把集團(tuán)內(nèi)單個(gè)企業(yè)級的OA系統(tǒng)轉(zhuǎn)換成集團(tuán)級的OA系統(tǒng)。新OA既要囊括原來系統(tǒng)的功能，在操作方式又不能大變。這套系統(tǒng)既要支持領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)精細(xì)管理和提升員工辦公自動化程度的需求，又與企業(yè)內(nèi)外部電子化的工作環(huán)境融為一體。

王部長就如何做系統(tǒng)選型、實(shí)施、應(yīng)用的問題在ITValue社區(qū)里征求其它CIO的建議。
需求分析
如何由單個(gè)企業(yè)級的OA系統(tǒng)升級到集團(tuán)級OA？兩者有何不同？

亞士漆(上海)公司IT經(jīng)理茅曉棟認(rèn)為：單個(gè)企業(yè)級與集團(tuán)級的OA系統(tǒng)最大的不同在于權(quán)限分級管理。集團(tuán)下的每一個(gè)企業(yè)都有自己的人力資源、財(cái)務(wù)等部門，單個(gè)企業(yè)的OA流程設(shè)計(jì)(如入職流程、調(diào)崗流程、報(bào)銷流程等等)可以只關(guān)聯(lián)到企業(yè)中的各個(gè)部門。而在做集團(tuán)級OA流程設(shè)計(jì)時(shí)，由于針對同一個(gè)業(yè)務(wù)在不同的企業(yè)間可能會有不同的流程，所以可以為每個(gè)企業(yè)設(shè)立各自獨(dú)立的流程，然后再做企業(yè)間流程的關(guān)聯(lián)——這就像集團(tuán)托管下屬企業(yè)的OA系統(tǒng)應(yīng)用。茅曉棟建議，OA選型時(shí)做工作流的定義最好是以組織結(jié)構(gòu)與崗位為基礎(chǔ)。

在做流程篩選時(shí)，廣匯汽車服務(wù)股份公司IT副總經(jīng)理仲強(qiáng)的經(jīng)驗(yàn)是，先通過與各個(gè)部門的溝通篩選出5到10個(gè)常用流程，比如：公章申請、出差申請、費(fèi)用報(bào)銷、資金申請等，作為OA項(xiàng)目的第一期實(shí)施。這樣做的目的是為了快速見效，取得大部分用戶的支持。

在時(shí)代地產(chǎn)總裁助理周四陽看來，集團(tuán)級OA應(yīng)站在集團(tuán)層面定義出標(biāo)準(zhǔn)化的流程，下屬企業(yè)在這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行個(gè)性化的OA設(shè)置。這樣做的目的就是將集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)和模板化的管理在信息系統(tǒng)中固化下來，各下屬企業(yè)及企業(yè)內(nèi)的各部門都有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。基于這樣的考慮，周四陽建議OA系統(tǒng)的選型最重要的是要在IT技術(shù)層面支持組織架構(gòu)的靈活設(shè)置，以便支持多種流程的流轉(zhuǎn)方式。

周四陽說，以集團(tuán)化財(cái)務(wù)系統(tǒng)為例，3-4級的科目體系和客戶資料等由集團(tuán)統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)，并負(fù)責(zé)日常維護(hù)下發(fā)給各下屬企業(yè)；對于5-7級的科目，下屬企業(yè)可以自行設(shè)置。而在做個(gè)性化設(shè)置時(shí)，南方航空信息中心副總黃文強(qiáng)建議企業(yè)自己做OA系統(tǒng)的二次開發(fā)。
OA選型
對單個(gè)企業(yè)級和集團(tuán)級OA有了清楚的認(rèn)識后，王部長開始做OA的選型。OA選型必定離不開產(chǎn)品和廠商。在產(chǎn)品方面，王部長重點(diǎn)關(guān)注的地方有：

流程引擎的強(qiáng)壯性——流程中各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置的復(fù)雜性支持，是否支持復(fù)雜流轉(zhuǎn)等多種流轉(zhuǎn)方式。

公文的收發(fā)處理——特別是在線公文處理的支撐能力，插件是否對用戶使用影響最小，在線修改、痕跡保留，等等。

同外部系統(tǒng)的集成——特別是OA橫跨并支撐多個(gè)集團(tuán)企業(yè)中業(yè)務(wù)系統(tǒng)的時(shí)候，這是必須考慮的方面。

王部長現(xiàn)在用的是某品牌的OA產(chǎn)品。在使用中，一旦在線人數(shù)超過600多人，系統(tǒng)運(yùn)行速度就會下降。對OA廠商的考察，王部長有一套自己的策略。

從領(lǐng)先品牌選起——從優(yōu)秀軟件、領(lǐng)先軟件中的品牌挑選，往往就八九不離十，項(xiàng)目實(shí)施失誤率就非常低。

從技術(shù)上做判定——隨著OA應(yīng)用內(nèi)容的不斷擴(kuò)展，OA技術(shù)也在不斷發(fā)展，到目前基本形成了三大主流技術(shù)：1.微軟的.net+關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（RDB）技術(shù)，以其功能強(qiáng)大、易用的OFFICE套件占領(lǐng)了桌面應(yīng)用；2.SUN的JAVA＋RDB技術(shù)，JAVA（J2EE標(biāo)準(zhǔn)）以其開放性、與平臺無關(guān)性引領(lǐng)著技術(shù)發(fā)展方向（注：當(dāng)組織規(guī)模比較大、應(yīng)用環(huán)境比較復(fù)雜時(shí)采用J2EE技術(shù)更為合適，當(dāng)組織規(guī)模相對較小、應(yīng)用簡單時(shí)選擇.net則更為合適）；3.IBM Lotus Domino技術(shù)，以電子郵件、協(xié)同、非結(jié)構(gòu)文檔處理、安全機(jī)制見長，成為OA的重要標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用與開發(fā)平臺。三大主流技術(shù)的優(yōu)缺點(diǎn)明顯，很難選擇其中一種主流技術(shù)來完滿解決，通過多年的探索與實(shí)踐，基于面向服務(wù)的應(yīng)用（SOA）設(shè)計(jì)理念，形成以選擇J2EE＋Domino構(gòu)建OA平臺的整個(gè)解決方案，可滿足以知識管理為核心、以實(shí)時(shí)協(xié)作為技術(shù)支撐手段，以統(tǒng)一的知識門戶為展現(xiàn)方式的OA建設(shè)需求。

從性價(jià)比上做確定——OA軟件的銷售價(jià)格，應(yīng)成為用戶選擇產(chǎn)品的重要依據(jù)，也是廠商攻占市場的不二手段。但軟件價(jià)值不在于價(jià)格的“高低貴賤”，在于實(shí)用易用、實(shí)實(shí)在在、恰到好處，“多一分則冗，少一分則缺”，最少投入獲得最大回報(bào)。價(jià)格體系是企業(yè)根據(jù)市場和自身實(shí)際進(jìn)行科學(xué)分析而制定的戰(zhàn)略，不一定就是低價(jià)低質(zhì)或高價(jià)高質(zhì)，不是功能越多越好結(jié)構(gòu)越復(fù)雜越好，只要是符合產(chǎn)品價(jià)值、符合用戶需求、市場需求的都實(shí)用合理。

從服務(wù)質(zhì)量上做考察——服務(wù)其實(shí)貫穿產(chǎn)品思想、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、研發(fā)、銷售、維護(hù)、升級等全過程，沒有至善的服務(wù)，就沒有高質(zhì)量的產(chǎn)品。企業(yè)應(yīng)重點(diǎn)考慮OA供應(yīng)商能否提供24小時(shí)不間斷的遠(yuǎn)程維護(hù)；能否通過即時(shí)通訊工具與用戶交流，一對一提供專業(yè)技術(shù)支持；有沒有建立戶服務(wù)區(qū)及時(shí)解答用戶問題；服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)如何；能否提供最優(yōu)的收費(fèi)服務(wù)，甚至終身免費(fèi)服務(wù)——這些都應(yīng)成為檢驗(yàn)OA供應(yīng)商品質(zhì)的重要標(biāo)準(zhǔn)。
OA實(shí)施與應(yīng)用
對于選型之后的OA系統(tǒng)實(shí)施，新丁香集團(tuán)CIO閆雷把自己總結(jié)的三個(gè)要點(diǎn)分享給了王部長：
可擴(kuò)展性——需要和哪些應(yīng)用系統(tǒng)（現(xiàn)有的和將來的）進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，要預(yù)留數(shù)據(jù)接口和集成能力。

靈活性——組織架構(gòu)和流程的變革是長期的、持續(xù)的和復(fù)雜的，OA系統(tǒng)實(shí)施要注意滿足此要求而且要簡便。

易用性——OA系統(tǒng)界面的人性化。

在具體的OA應(yīng)用過程中，仲強(qiáng)的經(jīng)驗(yàn)是將OA系統(tǒng)逐步過渡到門戶系統(tǒng)（Portal），將業(yè)務(wù)系統(tǒng)不包括的內(nèi)容通過門戶系統(tǒng)來解決。而上海杰華汽車飾件發(fā)展中心信息公司總經(jīng)理李德清進(jìn)一步建議，作為前端應(yīng)用，傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)(OA)演變成了企業(yè)門戶(Portal)，通過門戶系統(tǒng)深入到各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部，并組織業(yè)務(wù)流程。在業(yè)務(wù)管理領(lǐng)域，隨著信息技術(shù)不斷從縱深雙向應(yīng)用于企業(yè)，傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)已經(jīng)無法覆蓋業(yè)務(wù)運(yùn)作的所有流程，取而代之的是多個(gè)條線應(yīng)用的組合，并通過Portal作為統(tǒng)一的訪問入口。而應(yīng)用基礎(chǔ)則從傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口發(fā)展為基于SOA構(gòu)架的應(yīng)用集成，此外，還應(yīng)在企業(yè)范圍內(nèi)為應(yīng)用系統(tǒng)的訪問提供了統(tǒng)一的單點(diǎn)登錄認(rèn)證機(jī)制(SSO)。